Que vous soyez des professionnels ou des particuliers, n’aimeriez-vous pas améliorer la gestion de vos courriers ? Sachez que depuis quelques années, il est tout à fait possible d’envoyer un courrier postal au format numérique. En faisant appel au service de courrier par internet, vous économisez à la fois votre temps et votre argent. Toutefois, vous devriez opter pour la bonne solution de courrier en ligne. Alors, comment trouver le bon service de courrier postal par internet ?
Opter pour un prestataire de confiance
Actuellement, la plupart des simples courriers papier sont remplacés par les e-mails. Toutefois, il se peut que vous deviez envoyer un courrier recommandé. Ce dernier constitue un courrier régi par des règlementations officielles. Grâce à internet, vous pouvez envoyer une lettre recommandée totalement dématérialisée. Le décret n°2018-347 de la loi pour une République Numérique stipule qu’une lettre recommandée électronique possède la même valeur qu’un recommandé papier. Dans certains cas, comme la résiliation d’un bail d’habitation, son envoi est exigé par la loi. Dans d’autres situations, même si elle est facultative, elle est quand même conseillée. En effet, une lettre recommandée permet d’authentifier l’envoi de l’information au destinataire. Pour envoyer vos lettres recommandées par Internet, il est préconisé de se tourner vers un prestataire de confiance. Le règlement eIDAS de l’Union Européenne, adopté en 2014, a mis en place une liste de prestataires qualifiés pour l’envoi de lettre recommandée électronique. Si vous optez pour ce type de prestataire, votre recommandé électronique aura la même valeur qu’une lettre recommandée en version papier. En plus, vous pouvez directement l’envoyer à tout moment depuis votre smartphone ou votre PC.
Choisir un service proposant une solution innovante
Un autre critère important à considérer dans le choix de votre prestataire est relatif à la sécurité de vos données. Si vous optez pour un prestataire qualifié, vous aurez la garantie de la confidentialité de vos données personnelles. Veillez bien donc à ce que votre prestataire ne partage pas vos données à des fins commerciales. Il est également conseillé de vérifier si votre prestataire possède un archivage sécurisé sur des serveurs cryptés. Ensuite, vous devrez vous renseigner sur le niveau de sécurité des partenaires avec lesquels votre prestataire travaille. En outre, une solution de courrier en ligne devrait être une alternative pour envoyer des lettres sans vous déplacer à la poste. Un service en ligne efficace vous proposera donc une gestion optimale de vos courriers. Vous devriez vous renseigner s’il propose une option de sous-traitance de vos courriers. Certains prestataires en ligne pourraient aussi offrir un service d’envoi de courriers en version papier. Dans ce cas, ils se chargent de toutes les tâches liées à l’impression de votre lettre, notamment son impression, sa mise sous pli ainsi que sa remise à la poste.
Opter pour un service personnalisé et adapté à vos besoins
Si vous décidez de faire appel à un service de courrier postal par internet, privilégiez les prestataires proposant un service personnalisé. Le professionnel en question devrait être capable de répondre à vos besoins particuliers. Dans le cas où vous auriez du mal à rédiger vos courriers, tournez-vous vers un prestataire proposant la rédaction personnalisée de vos courriers. Actuellement, il existe aussi des fonctionnalités permettant de détecter automatiquement vos destinataires. Cela facilitera leur recherche et leur saisie. Un prestataire sérieux saura également vous écouter et développer une nouvelle solution suite à vos requêtes. Un des facteurs à considérer lors de votre choix concerne le tarif. D’une manière générale, un envoi de courrier en ligne ne devrait pas être plus cher que la solution traditionnelle. Vous devrez donc trouver le prestataire proposant le meilleur rapport qualité-prix. Il est conseillé de comparer les tarifs disponibles sur internet. Pour cela, vous pouvez faire appel à un comparateur en ligne.